Office Manager:in am Lehrstuhl für KI in Mechanik und Fertigung

Über die Position

Als Office Manager:in unterstützen Sie den Professor und das Team des Lehrstuhls für Künstliche Intelligenz in Mechanik und Fertigung proaktiv in administrativen und organisatorischen Belangen. Sie übernehmen eine zentrale koordinierende Funktion im Lehrstuhlalltag und tragen zu reibungslosen Abläufen bei.

Hauptaufgaben

• Personalmanagement: Begleitung von Ein- und Austritten, Koordination administrativer Prozesse, Beratung des Professors und Mitarbeitenden, Betreuung akademischer Gäste, Praktikant:innen und Hilfsassistent:innen.
• Finanzmanagement: Verwaltung der finanziellen Mittel und Budgets, Koordination von Rechnungen und Spesenabrechnungen, Betreuung projektbezogener Finanzadministration, Erstellung von Beschaffungsanträgen und Koordination von Bestellungen und Lieferungen.
• Veranstaltungsmanagement: Planung, Organisation und Koordination von Konferenzen, Workshops und weiteren Veranstaltungen des Lehrstuhls.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise Erfahrung im universitären Umfeld.
• Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise mit ausgeprägtem Blick für Details und Fähigkeit, auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten.
• Schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität und Fähigkeit, sich rasch auf unterschiedliche Aufgaben einzustellen.
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Sozialkompetenz und kommunikative Fähigkeiten.
• Selbständige, verantwortungsbewusste und proaktive Arbeitsweise mit hohem Engagement.
• Stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse; weitere Sprachkenntnisse von Vorteil.
• Erfahrung im Bereich Arbeitssicherheit ist von Vorteil.

Erforderliche Kenntnisse

• Kenntnisse im Personal- und Finanzadministrationsprozess.
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und Workshops.
• Vertrautheit mit administrativen Abläufen in einem internationalen akademischen Umfeld.

Was wir bieten

• Ein internationales, dynamisches und anspruchsvolles Arbeitsumfeld an der ETH Zürich.
• Einbindung sowohl ins Team des Lehrstuhls als auch ins Admin‑Team des Departements.
• Flexible Arbeitszeiten, die persönliche und familiäre Bedürfnisse berücksichtigen.
• Vielfältige Weiterbildungs‑ und Kursangebote, Sport‑ und Kinderbetreuungsangebote sowie Vergünstigungen für den öffentlichen Verkehr und Car‑Sharing.
• Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLIC.