Business & Office Administrator (m/w/d)

Über die Position

Etabliertes, international tätiges Industrieunternehmen, das technische Komponenten entwickelt, produziert und weltweit vertreibt, baut seine Schweizer Vertriebs- und Serviceorganisation auf. Es sucht eine zuverlässige administrative Fachperson, die die täglichen Abläufe eines kleinen Schweizer Teams selbstständig organisiert, sorgfältig dokumentiert und Pendenzen konsequent verfolgt. Die Stelle berichtet direkt an den General Manager und arbeitet mit dem Hauptsitz in Asien sowie externen Dienstleistern in der Schweiz zusammen.

Hauptaufgaben

• Bearbeitung der Behördenkorrespondenz, Einreichung von Unterlagen und Nachverfolgung offener Anträge und Fristen
• Koordination mit Treuhandunternehmen, Steuer- und Rechtsberatern sowie Zusammenstellung der Unterlagen
• Unterstützung in der Personaladministration: Ein- und Austritte, Personaldossiers, Abwesenheiten
• Prüfung von Lieferanten- und Konzernrechnungen sowie Spesenabrechnungen, Freigaben einholen und Unterlagen für die externe Buchhaltung vorbereiten
• Rechnungen, Bestellungen und Daten im ERP erfassen, Geschäfts- und Vertragsunterlagen archivieren
• Sitzungen, Videokonferenzen, Geschäftsreisen, Besucherempfänge und Muster- und Kuriersendungen organisieren
• Büroalltag organisieren, Lieferanten betreuen, Büromaterial verwalten, Post und Pakete bearbeiten
• Informationsaustausch mit dem Hauptsitz in Asien koordinieren, Zusammenfassungen erstellen und Übersetzungen unterstützen

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Grundausbildung, Studium Betriebswirtschaft oder Office Management oder vergleichbar
• Mehrjährige Erfahrung in der Administration oder Bürokoordination, idealerweise in einem kleinen, international ausgerichteten Unternehmen
• Erfahrung mit Schweizer Treuhandunternehmen, externen Dienstleistern oder Behörden von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Chinesisch von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise, Priorisierung und Disziplin
• Diskretion und Datenschutzbewusstsein

Erforderliche Kenntnisse

• Gute MS-Office-Kenntnisse
• ERP-Erfahrung oder schnelle Einarbeitungsfähigkeit in neue Systeme

Was wir bieten

• Vielseitige administrative Funktion in einem kleinen Schweizer Team innerhalb einer internationalen Industriegruppe
• Breites Aufgabenfeld mit Einblicken in Personal- und Finanzthemen
• Möglichkeit, die Organisation des Schweizer Büros mitzugestalten
• Direkte Zusammenarbeit mit dem General Manager, dem Hauptsitz in Asien und externen Dienstleistern