Personal Assistant (Family Office) – Vollzeit

Über die Position

Wir suchen eine organisationsstarke Persönlichkeit, die den CEO/Owner eines exklusiven Family Offices in geschäftlichen und privaten Belangen unterstützt. Die Rolle ist vielseitig und erfordert ein hohes Maß an Diskretion sowie Eigenverantwortung.

Hauptaufgaben

• Komplettes Kalendermanagement des CEOs – geschäftlich und privat.
• Planung und Organisation nationaler sowie internationaler Reisen inkl. Visa, Unterkünfte und Transport.
• Erstellung von Meeting‑Unterlagen, Briefings und vertraulichen Dokumenten in Deutsch und Englisch.
• Koordination von Lieferanten, Dienstleistern und externen Partnern sowie Pflege effizienter Ablagestrukturen.
• Verarbeitung von Rechnungen, Spesen und privaten Auslagen.
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und Organisation von internen sowie externen Events.
• Private Unterstützung: Termin‑ und Reisekoordination, Abstimmung mit Haushaltspersonal und Organisation privater Veranstaltungen.

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss.
• Mindestens fünf Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Office Manager, idealerweise im Family‑Office‑Umfeld.
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Belastbarkeit, Flexibilität und lösungsorientiertes Denken.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Was wir bieten

• Dynamisches, internationales Arbeitsumfeld mit hoher Eigenverantwortung.
• Vielfältige und abwechslungsreiche Aufgaben in einer Schlüsselposition.