Executive Assistant (m/w/d) – Projekt- und Mandatsunterstützung

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützen Sie eine Beraterin bei anspruchsvollen Nachfolge- und Suchprozessen sowie Beratungsmandaten. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zu Klient:innen, Kandidat:innen und internen Teams und tragen maßgeblich zum erfolgreichen Abschluss von Projekten bei.

Hauptaufgaben

• Proaktive Unterstützung in mandatsbezogenen und Business‑Development‑Aktivitäten, inkl. Projektmanagement und Stakeholder‑Koordination.
• Erstellung und Aufbereitung von Pitch‑Decks, Offerten, Rollenspezifikationen, Kandidat:innen‑ und Referenzberichten sowie Präsentationen.
• Pflege der globalen Datenbank und Sicherstellung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
• Verwaltung von Inbox und Kalender der Beraterin, Priorisierung von Anfragen und Organisation von Meetings sowie Reisen.
• Unterstützung bei Rechnungsstellung, Spesenabrechnungen und Planung von Klient:innen‑Veranstaltungen.

Anforderungsprofil

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Projekt‑ oder Geschäftsführungsassistentin, idealerweise im Professional‑Services‑Umfeld.
• Ausgeprägte Eigeninitiative, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, unter Druck qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.
• Stilsichere Kommunikation auf C‑Level‑ und Board‑Level, diskretes und vertrauensvolles Auftreten.
• Hohe Service‑ und Teamorientierung sowie Flexibilität bei wechselnden Prioritäten.

Erforderliche Kenntnisse

• Fundierte MS‑Office‑Kenntnisse (Word, PowerPoint, Teams, Copilot) und sichere Anwendung von AI‑Tools.
• Sehr gute Deutsch‑, Französisch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Was wir bieten

• Ein diverses, inklusives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und offener Kommunikation.
• Unbefristeter Arbeitsvertrag, modernes Büro im Zentrum von Basel und internationale Projektmöglichkeiten.
• Selbstständiges Arbeiten mit Raum für eigene Ideen und persönliche Weiterentwicklung.