Administration – Departementssekretariat (Teilzeit)

Über die Position

Das Universitätsklinikum Basel (USB) sucht eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter für die Administration im Bereich DKF Operations / Departementssekretariat. Die Stelle ist Teilzeit und umfasst administrative Aufgaben im Sekretariat, in der Rechnungsprüfung und in der Unterstützung des Management Offices.

Hauptaufgaben

• Unterstützung bei Arbeitsverträgen, Pensumsänderungen und Austritten nach Checklisten
• Pflege und Aktualisierung der Zeit- und Abwesenheitsdaten sowie monatliche Abschlüsse
• Planung und Vorbereitung von Teammeetings, Kaderretraiten, departementalen Veranstaltungen und Teamevents
• Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen sowie Kontierung und Prüfung eingehender Rechnungen
• Mitwirkung bei finanziellen Auswertungen und Monatsabschlüssen
• Ansprechperson für administrative Mitarbeitendenanliegen

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung in Administration und Koordination
• Selbstständige Bearbeitung administrativer Aufgaben und Terminmanagement
• Strukturierte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise mit gutem Gespür für Fristen und Prioritäten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office
• Erfahrung mit Personal-, Zeitmanagement- oder ERP-Systemen von Vorteil

Was wir bieten

• Attraktive Lohnpolitik und Sozialleistungen sowie Vergünstigungen in Shopping, Sport und Freizeit
• Umzugs- und Wohnungssuche sowie 25 Ferientage plus 5 Flexitage
• Fort- und Weiterbildungen, Karriereplanung und umfassende Kinderbetreuung
• Kostenloses Sportprogramm und Campus im Herzen Basels