Assistant administratif / Secrétaire de professeur (60‑80 %)

À propos du poste

L’École polytechnique fédérale de Lausanne (EPFL) recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour soutenir un professeur et son laboratoire. Vous serez l’interlocuteur(trice) principal(e) entre le laboratoire et les services centraux de l’EPFL (RH, finances, achats).

Missions principales

• Gestion des processus RH : embauches, contrats, visas, intégration des nouveaux collaborateurs et liaison avec les RH.
• Administration financière du laboratoire : suivi budgétaire, vérification des factures, gestion des centres de coûts et reporting.
• Traitement des notes de frais, relevés de carte de crédit et frais de déplacement selon les directives de l’EPFL.
• Organisation et suivi des commandes de matériel, équipements et services, y compris la logistique.
• Gestion et archivage des documents électroniques et physiques.
• Planification de réunions, séminaires, visites et déplacements (logistique, hébergement, visas).
• Correspondance et gestion de l’agenda en français, anglais et allemand ; rédaction de procès‑verbaux.

Profil recherché

• Formation commerciale achevée (CFC d’employé‑e de commerce ou équivalent) ; le brevet fédéral d’assistant‑direction est un atout.
• Plusieurs années d’expérience en tant qu’assistant‑e administratif‑ve, idéalement dans le milieu universitaire ou de la recherche.
• Excellente organisation, sens de l’initiative, souci du détail et discrétion.
• Très bonnes compétences linguistiques en français, anglais et allemand (écrit et oral).

Compétences requises

• Maîtrise parfaite de MS Office (Word, Excel).
• Bonne connaissance des systèmes ERP et des outils internes de l’EPFL.

Ce que nous offrons

• Environnement international et innovant au sein d’une haute école de renommée mondiale.
• Horaires flexibles, possibilités de formation continue et programmes favorisant l’équilibre vie professionnelle/vie privée.
• Grande autonomie et responsabilités au sein d’une équipe dynamique.