Assistant Office Management (m/w/d)

Über die Position

Als Assistenz (m/w/d) im Office Management bist du die zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen und unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Du koordinierst Meetings, verwaltest die Mailbox und sorgst für reibungslose Abläufe im dynamischen Beratungsumfeld.

Hauptaufgaben

• Erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen, Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.
• Koordination und Organisation von Meetings inklusive Terminplanung, Vor- und Nachbereitung sowie professionelle Mailbox‑Betreuung.
• Verwaltung des Themenspeichers, eigenständige Erstellung von Präsentationen von der Agenda bis zum finalen Dokument.
• Enge Zusammenarbeit mit Business Partnern aus HR, Finance und Marketing sowie Umsetzung strategischer Maßnahmen.
• Koordination des Jahresplans für interne Initiativen und Aufbereitung von Unterlagen für Strategiemeetings.
• Organisation der Office‑Rezeption, Sicherstellung der Ausstattung und Infrastruktur.
• Koordination externer Dienstleister wie Facility Management, Community‑Partner und Flughafenservice.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• 8–10 Jahre Erfahrung in Assistenz‑ oder Führungsunterstützung im Professional‑Services‑Umfeld.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Erfahrung im Office Management.
• Selbständige, strukturierte Arbeitsweise und hohes Organisationsvermögen.
• Gelassenheit in hektischen Situationen.
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse.
• Sehr gute Kenntnisse in PowerPoint und Excel.

Erforderliche Kenntnisse

• PowerPoint
• Excel
• Deutsch (fließend)
• Englisch (fließend)

Was wir bieten

• Flexibles Arbeiten mit Home‑Office‑Möglichkeiten.
• 30 Tage Jahresurlaub.
• Moderne, agile Arbeitsumgebung.
• Team‑Events wie Horváth‑Camps, Sommer‑ und Weihnachtsfeste.
• Regelmäßiges Networking, Mentoring und Weiterbildungsangebote.