Assistante administrative (60-80%)

À propos du poste

L'EPFL recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique et fiable pour soutenir un professeur et son laboratoire. Vous assurerez le bon déroulement des processus administratifs et serez l'interface centrale avec les services de l’institution.

Missions principales

• Gestion des processus RH : embauches, contrats, visas, intégration et liaison avec les RH.
• Administration financière du laboratoire : suivi budgétaire, vérification des factures, gestion des centres de coûts et reporting.
• Traitement des notes de frais, relevés de carte de crédit et frais de déplacement selon les directives EPFL.
• Organisation et suivi des commandes de matériel, équipements et services, y compris la logistique.
• Gestion et archivage des documents électroniques et physiques.
• Organisation de réunions, séminaires, visites et déplacements (logistique, hébergement, visas).
• Correspondance et gestion d’agenda en français, anglais et allemand ; rédaction de procès‑verbaux.

Profil recherché

• Formation commerciale achevée (CFC ou équivalent) ; le brevet fédéral d’assistant‑e de direction est un atout.
• Plusieurs années d’expérience en tant qu’assistant‑e administratif‑ve, idéalement dans le milieu universitaire ou de la recherche.
• Excellente organisation, sens de l’initiative, souci du détail et discrétion.
• Maîtrise parfaite du français, de l’anglais et de l’allemand, à l’écrit comme à l’oral.

Compétences requises

• Maîtrise de MS Office (Word, Excel) et des outils bureautiques.
• Bonne connaissance des systèmes ERP et des outils informatiques de l’EPFL.
• Capacité à travailler au sein d’équipes multiculturelles et à tous les niveaux hiérarchiques.

Ce que nous offrons

• Environnement international et innovant au sein d’une haute école de renommée mondiale.
• Horaires flexibles, formation continue et programmes favorisant l’équilibre vie professionnelle/vie privée.
• Grande autonomie et responsabilités au sein d’une équipe dynamique.