Coordinateur(trice) Événementiel & Groupes

À propos du poste

Le/la Coordinateur(trice) Événementiel & Groupes assure le suivi administratif et opérationnel des dossiers groupes et événements du Villars Palace, hôtel 5 étoiles situé à Villars‑sur‑Ollon. Sous la supervision de l’Events & Groups Executive, il/elle garantit la conformité des informations et la fluidité des prestations.

Missions principales

• Collecter, mettre à jour et vérifier les données clients et les contingents de chambres dans le système de réservation (Opéra Cloud ou équivalent).
• Rédiger et produire les documents contractuels et opérationnels (contrats, fiches techniques, ordres de service, rooming lists).
• Coordonner la communication interservices et assurer la diffusion des informations essentielles avant chaque événement.
• Participer à la création des supports événementiels (menus, signalétique, papeterie) en respectant l’identité visuelle de l’établissement.
• Assister l’Events & Groups Executive pendant l’événement, gérer les ajustements de dernière minute et veiller à la qualité des prestations.
• Mettre à jour les éléments nécessaires à la facturation en liaison avec le service comptable.

Profil recherché

• Capacité à assurer le suivi administratif des dossiers groupes et événements.
• Aptitude à préparer et contrôler les documents contractuels et opérationnels.
• Bonne maîtrise de la mise à jour des contingents de chambres dans le système de réservation.
• Facilité à communiquer entre les différents services et à répondre rapidement aux besoins des clients.

Compétences requises

• Maîtrise du logiciel de réservation Opéra Cloud (ou équivalent).

Ce que nous offrons

• Intégrer une équipe dynamique au sein d’un hôtel de luxe alpine renommé.
• Environnement de travail stimulant avec des événements variés.
• Possibilité d’évolution au sein du groupe Villars Alpine Resort.