Direktionsassistent/in Administration & Stellvertretung HR

Über die Position

Das Experimental Animal Center (EAC) der Universität Bern sucht einen Direktionsassistent/in für die HR-Administration und die Stellvertretung, 80–100 % in Bern. Die Stelle ist auf 1 Jahr mit Option auf Verlängerung beschränkt, mit Arbeitsbeginn sofort oder nach Vereinbarung.

Hauptaufgaben

• Selbstständige administrative und organisatorische Unterstützung der EAC-Leitung sowie Termin- und Pendenzenkoordination
• Zutritts- und Berechtigungsmanagement: Bearbeitung von Anträgen, Verwaltung und Freischaltung von Badges (Primion)
• Pflege von Benutzer-, Telefon- und E-Mail-Verteilerlisten sowie Verwaltung des Schlüssel- und Badge-Inventars
• Koordination von Sitzungen und Gremien inklusive Vorbereitung, Protokollführung und Nachbearbeitung
• Planung und Organisation von Anlässen, Team-Events und Catering sowie Unterstützung bei der Buchung von Dienstreisen
• Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, Korrespondenz, Dokumentenverwaltung und allgemeine Sekretariatsarbeiten
• Stellvertretung in der HR-Administration bei Abwesenheiten

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Grundausbildung; Weiterbildung als Direktionsassistent/in oder gleichwertige Qualifikation von Vorteil
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Drehscheibenfunktion, vorzugsweise im Hochschulumfeld oder in der öffentlichen Verwaltung
• Organisationstalent, rasche Auffassungsgabe, selbständige, proaktive und exakte Arbeitsweise
• Sichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse (Niveau B2) in Wort und Schrift

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit Word, Outlook und Excel
• Technisches Flair, Diskretion und Dienstleistungsorientierung

Was wir bieten

• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice
• Zentrale Lage im Herzen von Bern
• Teamorientiertes Arbeiten
• Universitätssport