Office Manager (70–80 % Teilzeit)

Über die Position

Als Office Manager (70–80 % Teilzeit) unterstützen Sie den reibungslosen Ablauf am Hauptsitz in Neuenburg und fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne Teams, Niederlassungen und externe Partner.

Hauptaufgaben

• Professioneller Empfang und Verwaltung des allgemeinen E‑Mail‑Postfachs.
• Organisation von Post, Schlüsseln, Badges, Parkplätzen, Tankkarten und Bürobedarf für Hauptsitz und Niederlassungen.
• Verfassen und Aufbereiten interner sowie externer Kommunikation.
• Verwaltung und Nachverfolgung von Geschäftsraummietverträgen sowie Unterstützung bei Umzugs‑, Eröffnungs‑ und Schließungsprojekten.
• Aktualisierung von Inventar‑ und Leasing‑Übersichten und Mitwirkung beim Archivierungsprozess.
• Abwicklung administrativer Schritte für Betriebsbewilligungen und Handelsregistereinträge in Zusammenarbeit mit HR.
• Koordination von Bürobestellungen und Genehmigung von Filialbestellungen gemäß Unternehmensprozessen.
• Logistische und administrative Unterstützung bei internen Veranstaltungen (Kick‑off, Weihnachtsfeier usw.).
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Hauptsitz und Niederlassungen zur Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit.

Anforderungsprofil

• Ausgeprägte Service‑ und Organisationsorientierung.
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise in einem dynamischen Umfeld.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch.

Erforderliche Kenntnisse