Office manager – Gestion administrative et support

À propos du poste

Nous recherchons pour notre client basé à Genève un(e) Office manager à temps plein. Vous assurerez le bon fonctionnement quotidien du bureau et apporterez un soutien administratif à l’ensemble des services.

Missions principales

• Accueil téléphonique, filtrage, transfert des appels et prise de messages.
• Gestion du calendrier général et organisation des réunions du Conseil d'Administration.
• Organisation de petits déjeuners, apéritifs business et accueil ponctuel des visiteurs.
• Envoi et suivi du courrier national et international (Fedex, DHL), vérification des factures et archivage.
• Mise à jour des listings employés (lignes internes, portables, anniversaires).
• Gestion des factures fournisseurs et mailing des documents bancaires clients.
• Réservations de voyages, hôtels, restaurants, location de voitures et suivi des demandes de visas.
• Assistance aux différents services : numérisation de documents officiels, mise à jour de bases de données, import/export de marchandises.

Profil recherché

• Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Français langue maternelle, anglais niveau B2 confirmé.
• Personne organisée, rigoureuse, autonome, flexible et investie.
• Excellent relationnel et esprit d’équipe.

Compétences requises

• Maîtrise d’un logiciel bancaire pour la gestion des courriers et des documents.
• Gestion de bases de données internes.
• Utilisation des services de messagerie et de suivi de colis (Fedex, DHL).
• Compétences en organisation de voyages et de réservations.