Office Manager (m/w/d) mit Buchhaltungserfahrung

Über die Position

Als Office Manager bist du die gute Seele unseres Büros: Du sorgst dafür, dass im Alltag alles rund läuft, behältst den Überblick über Administration und Buchhaltung und unterstützt unseren CEO tatkräftig im Tagesgeschäft. Die Stelle ist auf Präsenz vor Ort ausgelegt – du arbeitest grundsätzlich täglich in unserem Büro am Limmatquai in Zürich.

Hauptaufgaben

• Selbstständige Erledigung administrativer Aufgaben (Korrespondenz, Ablage, Dokumentenmanagement, Datenpflege).
• Organisation und Betreuung des Büros: Bestellungen, Post, Empfang von Gästen, Koordination mit Dienstleistern.
• Unterstützung des CEO bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie bei Besorgungen und Erledigungen.
• Mitarbeit in der Buchhaltung: Verbuchung von Debitoren und Kreditoren sowie Mahnwesen.
• Ansprechperson für die Treuhandgesellschaft und Pflege des Kontakts zum Treuhänder.
• Terminkoordination und Vor‑/Nachbereitung von Meetings.
• Mithilfe bei internen Anlässen und Teamaktivitäten.
• Allgemeine Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. KV) oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung in Administration, Office Management oder Assistenz.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse.
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine exakte, selbstständige Arbeitsweise.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Hands‑on‑Mentalität: Du packst an, denkst mit und behältst auch in hektischen Momenten den Überblick.
• Bereitschaft, täglich vor Ort in Zürich zu arbeiten.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office bzw. gängigen digitalen Tools.
• Grundkenntnisse in Buchhaltung (Debitoren/Kreditoren, Mahnwesen).