Office Manager & Projekt‑ und Administrationsassistent (w/m) – 100 %

Über die Position

Als Office Manager & Projekt‑ und Administrationsassistent (w/m) unterstützen Sie die Geschäftsentwicklung der GESTE Group im deutschsprachigen Raum und sorgen für reibungslose Abläufe am Standort Bern.

Hauptaufgaben

• Projektunterstützung: Erstellung und Aufbereitung administrativer Dokumente, strukturiertes Projektcontrolling, Termin‑Koordination inkl. Protokollführung, Fristen‑Überwachung und Pflege der Zeiterfassung.
• Assistenz der Standortleitung: Vorausschauende Planung von Agenden und Geschäftsreisen, Mitwirkung bei Angeboten, Pflege von Marketing‑ und Präsentationsunterlagen, operative Unterstützung der Leitung.
• Administrative Buchhaltung: Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen, Erstellung von Kundenrechnungen, Überwachung offener Posten und Zahlungseingänge, Unterstützung bei einfachen Budget‑ und Kostenübersichten.
• Office Management: Organisation des Büroalltags, Empfang und Telefonzentrale, Verwaltung von Korrespondenz, Büromaterial und internen Abläufen, Koordination von Meetings, Geschäftsreisen und internen Events, Betreuung von Lieferanten und Dienstleistern, Umsetzung der 5S‑Standards.

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung.
• 7–10 Jahre Berufserfahrung, vorzugsweise im technischen Umfeld.
• Selbständige, strukturierte und logische Arbeitsweise.
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit.

Erforderliche Kenntnisse

• Administrative Prozesse und Projektcontrolling.
• Buchhaltungsgrundlagen und Rechnungserstellung.
• Office‑Management nach 5S‑Prinzipien.
• Umgang mit Zeiterfassungssystemen und gängigen Office‑Tools.