Office Manager/in (m/w/d)

Über die Position

Als Office Manager/in unterstützen Sie die Geschäftsleitung im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Sie sorgen für Struktur, behalten den Überblick und treiben Themen proaktiv voran.

Hauptaufgaben

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Workshops auf C‑Level.
• Professionelle Vor- und Nachbereitung von Management‑Meetings inklusive Protokollerstellung und Nachverfolgung von Entscheidungen.
• Unterstützung und Steuerung von Projekten sowie Begleitung zentraler Business‑Prozesse.
• Proaktives Einholen und Aufbereiten relevanter Unternehmensinformationen.
• Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Teams und Gruppengesellschaften.
• Einsatz moderner digitaler Tools und KI‑Lösungen zur Effizienzsteigerung.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büro‑/Managementkaufmann/-frau oder Direktionsassistenz).
• Ausgeprägte Organisationsstärke, hohe Zuverlässigkeit und absolute Diskretion.
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse, Spanisch von Vorteil.
• Durchsetzungsvermögen kombiniert mit Empathie und Fingerspitzengefühl.
• Proaktive, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung.
• Flexibel: Remote‑fähig und gleichzeitig präsent im Arbeitsalltag.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit PowerPoint.
• Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools, idealerweise ersten AI‑Anwendungen.
• Erfahrung in der Projektarbeit und gutes Verständnis für Business‑Prozesse.

Was wir bieten

• Verantwortungsvolle Schlüsselrolle in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
• Dynamisches, wachstumsorientiertes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen.
• Viel Gestaltungsspielraum und Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzuentwickeln.
• Moderne Arbeitsbedingungen inkl. flexibler Modelle und Remote‑Anteil.
• Ein wertschätzendes, professionelles Miteinander und offene Unternehmenskultur.