Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

Über die Position

Die Medifilm AG sucht eine Office Managerin oder einen Office Manager (w/m/d), der CEO und das Führungsteam bei der Planung und Organisation von Sitzungen, Workshops, Klausuren und Management-Updates unterstützt. Die Stelle ist über Galenica vermittelt.

Hauptaufgaben

• Terminplanung und -koordinierung sowie Dokumentation von Beschlüssen und Verantwortlichkeiten
• Verwaltung offener Pendenzen und Fristen
• Organisation von Besuchen, Veranstaltungen und Sitzungsräumen
• Unterstützung der internen Kommunikation und Pflege von Organisations-, Führungs- und Vertragsdokumenten
• Koordination von Ein- und Austrittsangelegenheiten, Onboarding, Rekrutierungsterminen, Arbeitsplätzen und Zugängen
• Schnittstellenfunktion zu internen und externen Ansprechpartnern

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung EFZ oder vergleichbar, Erfahrung als Office Managerin / Office Manager, Executive Assistant oder in der Geschäftsleitungsassistenz
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Französisch von Vorteil
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Souveränität mit vertraulichen Informationen
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und gute Kommunikationsstärke

Erforderliche Kenntnisse

• Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint
• Selbstständige Strukturierung und Priorisierung mehrerer paralleler Themen