Reception Desk Manager & Personal Assistant (60 % temporär)

Über die Position

ODDO sucht einen Reception Desk Manager und Personal Assistant für eine 60-prozentige temporäre Stelle in Zürich. Die Person ist erste Anlaufstelle für Gäste, neue und externe Mitarbeiter sowie für interne und externe Partner, Kunden und Bewerber. Die Tätigkeit umfasst Empfangsbetreuung, administrative Unterstützung und organisatorische Aufgaben.

Hauptaufgaben

• Gäste und neue Mitarbeiter empfangen und betreuen
• Anrufe in Deutsch, Englisch und Französisch entgegennehmen und bearbeiten
• Sitzungsräume koordinieren und verwalten
• Kunden- und interne Mahlzeiten organisieren, servieren und aufräumen
• Monatliche Kreditkartenabrechnungen erstellen und kontrollieren, Rechnungen kontieren und Kosten überwachen
• Gäste- und Mitarbeiterausweise verwalten, Post bearbeiten, DHL-Sendungen und Einschreiben abwickeln
• Büromaterial, Kaffee- und Gästebedarf einkaufen, Firmenwagen warten
• Onboarding neuer Mitarbeiter begleiten, Treffen mit der Geschäftsleitung organisieren
• Agenda aktiv managen, Reisen planen, Gruppenbesuche und Off-Sites organisieren
• Spesenabrechnungen prüfen und interne/externe Meetings, Lunch-Events und Bewerbertermine koordinieren