Executive Assistant (all genders)

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützen Sie die Beraterin von Egon Zehnder in Basel bei anspruchsvollen Nachfolge- und Suchprozessen sowie Beratungsmandaten. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zu Klient:innen, Kandidat:innen und internen Teams und tragen maßgeblich zum Erfolg der Projekte bei.

Hauptaufgaben

• Proaktive Unterstützung in mandatsbezogenen und Business‑Development‑Aktivitäten, Projektmanagement und Koordination von Klient:innen‑ und Kandidat:innen‑Interaktionen.
• Vorbereitung und Erstellung von Pitch‑Decks, Offerten, Rollenspezifikationen, Kandidat:innen‑Berichten und Präsentationen.
• Pflege der globalen Datenbank und Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutz‑ und Prozessstandards.
• Verwaltung von Inbox und Kalender der Beraterin, Priorisierung von Anfragen und Organisation von Meetings sowie Reisebuchungen.
• Unterstützung bei Rechnungsstellung, Spesenabrechnungen und Planung von Veranstaltungen.

Anforderungsprofil

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Projekt‑ oder Geschäftsführungsassistentin, idealerweise im Professional‑Services‑Umfeld.
• Ausgeprägte Eigeninitiative, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, unter Druck qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.
• Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und exzellente Kommunikationsfähigkeiten auf C‑Level‑ und Board‑Level.
• Stilsichere Deutsch‑, Französisch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Erforderliche Kenntnisse

• Fundierte digitale Skills inkl. Anwendung von KI‑Tools.
• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (Word, PowerPoint, Teams, Copilot).

Was wir bieten

• Diverses und inklusives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien.
• Internationale Dynamik und team‑ und werteorientierte Kultur.
• Unbefristeter Arbeitsvertrag, modernes Büro im Zentrum von Basel und spannende internationale Projekte.