Leiter*in Administration Wohnen & Beschäftigung

Über die Position

Sie übernehmen die operative, organisatorische und personelle Führung der Bereichsadministration und gestalten administrative Prozesse aktiv mit.

Hauptaufgaben

• Operative, organisatorische und personelle Führung der Bereichsadministration mit zwei direkt unterstellten Fachpersonen
• Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe und deren kontinuierliche Weiterentwicklung
• Verantwortung für administrative Prozesse rund um Ein‑ und Austritte sowie Mutationen von Bewohner*innen und Fachpersonen
• Unterstützung bei Konzept‑ und Projektarbeiten, Marketingaktivitäten, Analysen und organisatorischen Aufgaben
• Erstellung, Aufbereitung und Kontrolle des Budgets sowie Kontierung von Eingangsrechnungen
• Verantwortung für das Qualitätsmanagementsystem (QMS)
• Ansprechperson für die Fachsoftware «Betreuungsmanager», Zeiterfassung und Dienstplanung
• Einführung und Schulung neuer Fachpersonen in gängigen IT‑Anwendungen

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertiger Werdegang sowie mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Führungserfahrung oder Motivation, Führungsverantwortung zu übernehmen
• Selbständige, zuverlässige und exakte Arbeitsweise
• Vernetztes Denken, pragmatisches Handeln und Freude an Prozessweiterentwicklung
• Kommunikationsstärke, Diskretion und Dienstleistungsorientierung

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse
• Abacus‑Kenntnisse (von Vorteil)
• Kenntnisse in den IT‑Anwendungen Bananas, Office 365, Klientendokumentation, Betreuungsmanager, Zeiterfassung und Dienstplanung

Was wir bieten

• Vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe mit Gestaltungsspielraum
• Eigeninitiative und selbständiges Handeln sind erwünscht
• Interdisziplinäres Arbeitsumfeld in einer etablierten Stiftung
• Flexible Arbeitszeiten mit Jahresarbeitszeit
• Unterstützung bei fachlicher Aus‑ und Weiterbildung
• Kurz Entscheidungswege und aktive Mitgestaltung von Prozessen
• Sinnstiftende Tätigkeit für und mit Menschen mit Beeinträchtigung
• Naturnaher Arbeitsplatz, Gratisparkplätze und gute ÖV‑Verbindungen