Office Management & Assistant (60–80%)

Über die Position

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die das Tagesgeschäft unseres Büros zuverlässig steuert und gleichzeitig unternehmerisch mitdenkt. Die Rolle verbindet Office Management, HR‑Onboarding, Recruiting‑Support und Marketing‑Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.

Hauptaufgaben

• Empfang von Gästen, Postbearbeitung, Materialbestellungen und Organisation des Büroalltags.
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Agenda und Unterlagen.
• Onboarding neuer Mitarbeitender sowie Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen.
• Unterstützung im Recruiting: Recherche, Direktansprache auf LinkedIn, Terminplanung und Datenpflege im CRM.
• Mitgestaltung von Marketing‑Aktivitäten: LinkedIn‑Posts, Canva‑Grafiken, Kampagnen und Website‑Inhalte.
• Organisation von Teamevents zur Stärkung der Unternehmenskultur.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung EFZ oder Hotellerieausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt.
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung im Büro, Sekretariat, Front Office oder ähnlichen Bereichen.
• Proaktive, selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationstalent.
• Gastgeber‑Mentalität, gepflegtes Auftreten und Freude am aktiven Kontakt mit Menschen.
• Schweizer‑Deutsch als Muttersprache, fließendes Englisch, Führerausweis Kat. B.

Erforderliche Kenntnisse

• Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) aus dem Arbeitsalltag.
• Erste Erfahrung mit Canva.
• Umgang mit KI‑Tools wie ChatGPT oder Claude.

Was wir bieten

• Jahreslohn CHF 50'000–60'000 (auf 100 % Basis) plus Bonus.
• Pensum 60–80 % bei einer 42‑Stunden‑Woche.
• Rund 30 Tage Ferien inkl. Betriebsferien und Brückentag.
• Abwechslungsreiche Rolle zwischen Office, Marketing und Recruiting mit kurzer Entscheidungswege.
• Ein Team aus erfahrenen und jungen Persönlichkeiten, das sich gegenseitig unterstützt.
• Arbeitsplatz im Büro in Zürich mit direktem Austausch im Team.