Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter Administration & Backoffice

Über die Position

Die XMB Group AG, ein wachsendes Unternehmen mit Startup-Spirit und KMU-Flair, sucht eine zuverlässige, selbstständige und mitdenkende Persönlichkeit als Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter im Administration & Backoffice. Da ein grosser Teil des Teams regelmässig vor Ort bei Kundinnen und Kunden ist, ist die Stelle eine zentrale Drehscheibe, die im Hintergrund den Überblick behält und administrative Themen aktiv übernimmt.

Hauptaufgaben

• Firmenpostfach verwalten und eingehende E-Mails bearbeiten
• Telefonisch mit Kundinnen, Kunden, Partnern, Lieferanten, Behörden und Versicherungen Kontakt aufnehmen
• Rechnungen erstellen und verwalten sowie Zahlungen vorbereiten, kontrollieren und auslösen
• Mahnwesen und offene Posten unterstützen
• Angebote, Offerten und Kundenunterlagen vorbereiten
• Kunden-, Projekt- und Vertragsdaten pflegen und einfaches Portfoliomanagement übernehmen
• Dokumente, Verträge, Steuer-, Versicherungs- und Behördenunterlagen organisieren und ablagern
• Interne administrative Abläufe koordinieren und die Geschäftsleitung sowie das Team im operativen Tagesgeschäft unterstützen

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung EFZ oder vergleichbare Ausbildung
• Deutsch als Muttersprache oder auf muttersprachlichem Niveau
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit sicherem Auftreten am Telefon
• Organisationstalent, auch bei vielen parallelen Aufgaben
• Erfahrung im administrativen Bereich, Backoffice, Rechnungswesen oder in einer ähnlichen Funktion von Vorteil

Erforderliche Kenntnisse

• Gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel

Was wir bieten

• Vielgestaltige und verantwortungsvolle Rolle in einem wachsenden Unternehmen
• Gleitzeitmodell und flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice nach Absprache
• KMU-Flair mit kurzen Kommunikationswegen und viel Gestaltungsspielraum
• Zentraler Arbeitsort mit Gratisparkplätzen
• Unterstützung bei Weiterbildungen und langfristige Entwicklungsmöglichkeiten