Administrative Assistant (m/w/d) – Office & Marketing Support

Über die Position

Wir suchen eine engagierte Administrative Assistant (m/w/d) zur Unterstützung unseres Brand Leaders und des Außendienstes. Die Rolle umfasst administrative, marketing‑ und eventbezogene Aufgaben im Großraum Zug.

Hauptaufgaben

• Erstellung und Umsetzung von Marketing‑ und Werbematerialien sowie Koordination von Mailings und Massenversänden.
• Unterstützung bei der Budgetüberwachung, administrativen SAP‑Prozessen und Bestellungserstellung (Purchase Orders).
• Planung, Organisation und Koordination interner und externer Meetings, Veranstaltungen und Events.
• Eigenständige Organisation nationaler und internationaler Kongresse inklusive kompletter Logistik.
• Unterstützung des Außendienstes bei Schulungen, Veranstaltungen und Sponsoring‑Aktivitäten.
• Mitarbeit bei der Erstellung und Bearbeitung von Sponsoring‑, Dienstleistungs‑ und Marketingverträgen.
• Bearbeitung von Kundenanfragen, Auftragsabwicklung und Nachverfolgung.
• Onboarding neuer Mitarbeitender und Praktikanten inkl. Einarbeitungs‑ und Schulungsplänen.
• Allgemeine administrative und sekretarielle Aufgaben sowie professionelle Korrespondenz in Deutsch, Französisch und Englisch.
• Eigenverantwortliche Koordination kleinerer Marketingprojekte.

Anforderungsprofil

• Berufserfahrung in einer Assistenz‑, Koordinations‑ oder vergleichbaren Position, idealerweise in der Pharma‑ oder Gesundheitsbranche.
• Selbstständige, zuverlässige und flexible Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie service‑ und teamorientierte Persönlichkeit.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und sicheres Zeit‑ und Projektmanagement.
• Erfahrung oder Weiterbildung im Eventmanagement von Vorteil.

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft‑Office‑Anwendungen.
• Anwenderkenntnisse in SAP, insbesondere im administrativen Bereich und bei Bestellprozessen.
• Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse (weitere Sprachkenntnisse von Vorteil).