Assistant évènementiel et administratif (H/F)

À propos du poste

L'Assistant évènementiel et administratif soutiendra la Responsable Évènementiel dans l'organisation d'évènements de haut niveau pour la clientèle de Patek Philippe, en assurant la logistique, la coordination des prestataires et la communication interne.

Missions principales

• Collecter les noms des clients auprès de l'équipe de vente et les contacter pour les inviter.
• Assister à la préparation des présentations et envoyer les « save the date ».
• Organiser et superviser l'envoi des invitations papier, maintenir la liste à jour et gérer le stock.
• Mettre à jour la participation dans le CRM et fournir les informations aux services de sécurité.
• Réserver limousines, places de parking, hôtels, restaurants et salles de réception.
• Coordonner le traiteur (budget, menu, service, horaires) ainsi que les décorations florales.
• Suivre les livraisons des fournisseurs et réserver le matériel nécessaire (tables, chaises, nappes, vaisselle).
• Réserver le service d'un photographe et préparer les cadeaux clients.

Profil recherché

• Bachelor en Hospitality Management, Relations Publiques ou communication (ou équivalent).
• 2 à 5 ans d'expérience dans l'évènementiel, idéalement dans le secteur du luxe.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais ; toute autre langue est un atout.
• Bonne connaissance de la marque Patek Philippe et de ses produits.

Compétences requises

• Maîtrise des outils de gestion et de marketing : CRM, plateforme d’inscription, e‑mailing.
• Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel) et des logiciels de suivi budgétaire et de présentation.
• Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles.
• Capacité d'organisation, de coordination et de gestion de multiples tâches simultanément.