Assistant to Head of Administration

Über die Position

Als Assistenz des Head of Administration unterstützen Sie die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft eines regulierten Vermögensverwalters. Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld und erhalten Einblicke in Wealth Management, Corporate Services und Family Office.

Hauptaufgaben

• Direkte Unterstützung des Head of Administration bei administrativen Tätigkeiten.
• Organisation und Koordination von Meetings, Terminen und Geschäftsreisen.
• Erstellung von Präsentationen, Reports, Protokollen und Korrespondenz.
• Unterstützung bei Kunden‑Onboardings und KYC‑Prozessen.
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Kontoeröffnungen bei Banken.
• Administration von Schweizer und internationalen Gesellschaftsstrukturen.
• Erstellung von Verträgen, Vollmachten und weiteren Unternehmensdokumenten.
• Kommunikation mit Kunden, Banken, Behörden, Anwälten und externen Partnern.
• Pflege von Dokumentationen, Datenbanken und internen Ablagesystemen.
• Unterstützung bei Rechnungsstellung, Audits und regulatorischen Prüfungen.
• Führung von Protokollen bei Verwaltungsrats‑ und Managementsitzungen sowie Fristen‑ und Pendenzüberwachung.

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in einer Assistenz‑, Administrations‑ oder Operations‑Funktion.
• Erfahrung im Finanzbereich, Family Office, Treuhand oder Asset Management von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hohe Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und strukturierte Arbeitsweise.

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office Anwendungen.
• Russischkenntnisse von Vorteil.

Was wir bieten

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
• Vielseitiges und internationales Arbeitsumfeld im Zentrum von Zürich.
• Direkter Einblick in Wealth Management, Corporate Services und Family Office.
• Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb eines wachsenden Unternehmens.
• Moderne Büroräumlichkeiten und attraktive Anstellungsbedingungen.