Assistentin und Office Managerin – Front Office in Zürich

Über die Position

Für einen erfolgreichen Kunden, ein Dienstleistungsunternehmen in der Beratung mit Sitz in Zürich, sucht Avilium Services nach Vereinbarung eine Assistentin und Office Managerin (a) 100%. Die Stelle ist mit Unterstützung einer Praktikantin zu besetzen. Die Firma bietet eine familiäre, unkomplizierte und internationale Kultur, gute Anstellungsbedingungen und einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Zürich.

Hauptaufgaben

• Verantwortung für das Front Office, einschließlich des ersten Kundenkontakts telefonisch und persönlich
• Aufbereitung und Verwaltung des Dokumentenmanagements
• Mithilfe im Rechnungs- und Mahnwesen
• Korrepondenz für das Management und die Partner erstellen
• Besucher mit den passenden Terminen im Haus koordinieren
• Stammdaten im System pflegen
• Meetingräume vorbereiten und organisieren
• Kundenevents und interne Anlässe mitorganisieren
• Büromaterial bestellen und verwalten sowie allgemeine Front-Office-Tätigkeiten übernehmen

Anforderungsprofil

• Dienstleistungsorientierte und aufgestellte Persönlichkeit mit Organisationstalent
• Hohe Selbstständigkeit und Mitdenkfähigkeit
• Gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse

Erforderliche Kenntnisse

• Umgang mit MS Office-Produkten