Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) 100%

Über die Position

Eine etablierte und erfolgreiche Schweizer Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Zürich sucht eine erfahrene, diskrete und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützt ein Mitglied der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft und ist zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern.

Hauptaufgaben

• Proaktive Unterstützung eines Geschäftsleitungsmitglieds in organisatorischen und administrativen Belangen
• Koordination von Kalender, Terminen, Sitzungen und Geschäftsreisen im In- und Ausland
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
• Verwaltung von Korrespondenz, Präsentationen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten
• Pflege und Optimierung von administrativen Prozessen und Ablagestrukturen
• Spesenabrechnungen erstellen und kontrollieren, administrative Finanzprozesse unterstützen
• Texte und Unterlagen für interne Kommunikation aufbereiten
• Ansprechpartner für interne und externe Anspruchsgruppen auf Managementebene
• Kunden, Geschäftspartner und Gäste empfangen und betreuen

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; Weiterbildung im Assistenzbereich von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Geschäftsleitungsassistent/in in einem anspruchsvollen Umfeld
• Erfahrung in einer grösseren, komplexen Unternehmensstruktur
• Sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1) und gute Französischkenntnisse (mindestens B2)
• Hohe Organisationsstärke, Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Diskrete, loyale und vertrauenswürdige Persönlichkeit mit souveräner Art

Erforderliche Kenntnisse

• Sichere Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau
• Versierter Umgang mit MS Office
• Affinität zu modernen digitalen und KI-gestützten Arbeitsmitteln

Was wir bieten

• Verantwortungsvolle Schlüsselfunktion in direkter Zusammenarbeit mit einem Mitglied der Geschäftsleitung
• Langfristige Perspektive in einer erfolgreichen Schweizer Unternehmensgruppe
• Familiäre, wertschätzende Unternehmenskultur und kurze Entscheidungsweg
• Sozialversicherungsleistungen und überdurchschnittliche Pensionskassenregelung
• Zentral gelegener Arbeitsort im Raum Zürich