Executive Assistant (m/w/d) – Senior Management

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützen Sie das Senior Management und das Investmentteam eines international tätigen Investmenthauses am Standort Zürich. Sie arbeiten eigenverantwortlich in einem dynamischen, globalen Umfeld und tragen maßgeblich zur effizienten Organisation des Tagesgeschäfts bei.

Hauptaufgaben

• Koordination und Organisation interner sowie externer Meetings
• Proaktive Kalenderplanung für das Investmentteam unter Berücksichtigung von Prioritäten
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Verwaltung von Corporate‑Access‑Aktivitäten und Brokerkontakten
• Erstellung, Einreichung und Kontrolle von Spesenabrechnungen
• Unterstützung im Office Management und Empfang von Gästen
• Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe, inkl. Raum‑ und Catering‑Organisation

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder Senior Assistant, idealerweise im Finanzumfeld
• Erfahrung in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten
• Strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise und hohes Organisationstalent
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Verantwortungsbewusstsein und Hands‑on‑Mentalität
• Optional: Sicherer Umgang mit KI‑Tools (ChatGPT, Copilot, Claude)

Was wir bieten

• Ein internationales Arbeitsumfeld auf höchstem professionellem Niveau
• Direkte Zusammenarbeit mit Portfolio Managern bis zur Geschäftsleitung
• Entwicklungsmöglichkeiten in einem global agierenden Investmenthaus