Executive Assistant to Chief International Officer

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützen Sie den Chief International Officer (CIO) im internationalen Umfeld von V‑ZUG. Sie sind zentrale Anlaufstelle und sorgen dafür, dass der Arbeitsalltag des CIO reibungslos und effizient verläuft.

Hauptaufgaben

• Proaktive Kalenderführung und Koordination von ExCo‑Unterschriften.
• Planung und Organisation von International‑Markets‑Meetings inkl. Einladungen, Agenden und Protokollen.
• Organisation von Geschäftsreisen, HQ‑Besuchen von Partnern und Managing Directors bis ins Detail (Programm, Locations, Abstimmung).
• Ausgaben‑ und Spesenmanagement, Prüfung auf Regelkonformität und Sicherstellung des SAP‑Beschaffungsprozesses.
• Office Management: Beschaffung von Büromaterial, Meeting‑Supplies, Korrespondenz und Handling von Marketing‑Materialien und Give‑Aways.
• Planung und Begleitung von On‑ und Off‑boarding‑Prozessen inklusive IT‑Einrichtung.
• Pflege und Weiterentwicklung des Intranet‑ und SharePoint‑Bereichs, erster Ansprechpartner bei IT‑Fragen.
• Unterstützung in Sonderprojekten, Erstellung von PowerPoint‑Präsentationen und Konsolidierung von Informationen.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Grundausbildung (z. B. Hotelfachschule); ein Weiterbildungsabschluss als Executive Assistant ist ein Plus.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägte Service‑ und Organisationsfähigkeiten.

Erforderliche Kenntnisse

• Umfassende Kenntnisse im Microsoft‑Umfeld: SharePoint, Copilot, Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Erfahrung im Umgang mit SAP, insbesondere im Beschaffungs‑ und Spesen‑Modul.