International & VIP Office Manager (m/w/d) – 100 %

Über die Position

Als International & VIP Office Manager sind Sie zentrale Ansprechperson für internationale Patientinnen und Patienten sowie VIP‑Gäste in unserer orthopädischen Klinik. Sie koordinieren sämtliche administrativen Abläufe und sorgen für einen reibungslosen Aufenthalt.

Hauptaufgaben

• Organisation und Koordination aller Belange internationaler Patientinnen und Patienten sowie VIPs.
• Erstellung von Kostenvoranschlägen, Einholung von Kostengutsprachen bei ausländischen Versicherungen und Botschaften.
• Unterstützung bei Einreise‑Visa, Leistungserfassung, Rechnungsstellung, Inkasso und Überwachung von Depotzahlungen.
• Empfang und Betreuung der Patientinnen und Patienten im Haus.
• Pflege von Beziehungen und Kommunikation mit internen und externen Stellen wie Botschaften, Vermittlern und Angehörigen.
• Allgemeine Teamaufgaben, inklusive Telefondienst und Bewirtschaftung der Lounge.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossenes Studium im Tourismus‑ oder Hotelbereich oder eine branchennahe Berufsausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in einer Klinik oder im internationalen Umfeld.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Sprachkenntnisse in Deutsch, Englisch, Arabisch und/oder Italienisch; weitere Sprachen von Vorteil.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, ausgezeichnete Umgangsformen und Flair für die Betreuung anspruchsvoller Patientinnen und Patienten.
• Selbstständigkeit, Lösungsorientierung, Flexibilität, hervorragendes Zeitmanagement und Organisationsgeschick.

Erforderliche Kenntnisse

• Kenntnisse im Umgang mit internationalen Versicherungen und Botschaften.
• Erfahrung in der Erstellung von Kostenvoranschlägen und der Abwicklung von Zahlungsprozessen.
• Sprachkenntnisse: Deutsch, Englisch, Arabisch, Italienisch.

Was wir bieten

• Anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit in einer orthopädischen Klinik mit ausgezeichnetem Ruf.
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams.
• 20 % Rabatt in der Balgrist Apotheke AG.
• Mindestens 26 Ferientage pro Jahr und ein freier Tag zum Geburtstag.
• Fahrvergünstigung von 50 % auf den ZVV‑Bonuspass oder Beitrag zu einem Generalabonnement.
• Gesundes, ausgewogenes Mittagessen zu vergünstigten Preisen im firmeneigenen Restaurant.
• Kostenloser Kaffee und Heißgetränke sowie diverse Einkaufsvergünstigungen.