Leiter*in Administration Wohnen & Beschäftigung 100 %

Über die Position

Sie übernehmen die operative, organisatorische und personelle Führung der Bereichsadministration und sorgen für reibungslose Abläufe rund um Ein‑ und Austritte sowie Mutationen von Bewohner*innen und Fachpersonen.

Hauptaufgaben

• Leitung der Administration mit zwei Fachpersonen
• Sicherstellung und Weiterentwicklung effizienter administrativer Prozesse
• Betreuung von Ein‑/Austritt‑ und Mutationsprozessen
• Unterstützung bei Konzept‑, Projekt‑ und Marketingarbeiten
• Budgeterstellung, Rechnungskontierung und Controlling
• Operative Verantwortung im Qualitätsmanagementsystem (QMS)
• Ansprechpartner*in für die Fachsoftware «Betreuungsmanager», Zeiterfassung und Dienstplanung
• Einführung und Schulung neuer Mitarbeitender in IT‑Anwendungen

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertiger Werdegang
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Führungsfunktion
• Führungserfahrung oder ausgeprägte Motivation für Führungsverantwortung
• Selbständige, zuverlässige und exakte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Diskretion und Dienstleistungsorientierung

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse
• Erfahrung mit Abacus (von Vorteil)
• Umgang mit gängigen IT‑Anwendungen (Abacus, Klientendokumentation, Bananas, Office 365)

Was wir bieten

• Vielseitige, verantwortungsvolle Aufgabe mit Gestaltungsspielraum
• Eigeninitiative und selbständiges Handeln sind erwünscht
• Interdisziplinäres Arbeitsumfeld einer etablierten Stiftung
• Flexible Arbeitszeiten mit Jahresarbeitszeit
• Unterstützung bei fachlicher Aus‑ und Weiterbildung
• Kurz Entscheidungswege und aktive Mitgestaltung von Prozessen
• Sinnstiftende Tätigkeit für Menschen mit Beeinträchtigung
• Naturnaher Arbeitsplatz auf dem Balm‑Areal, Gratisparkplätze und gute ÖV‑Anbindung