Mitarbeiterin / Mitarbeiter Administration – DKF Management Office

Über die Position

Das DKF Management Office des Universitätsspitals Basel unterstützt die administrativen und organisatorischen Abläufe des Departements Klinische Forschung. Zur Ergänzung des Teams sucht es eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit, die administrative Prozesse selbstständig bearbeitet, Termine koordiniert und mit einem guten Blick für Fristen und Prioritäten zum reibungslosen Tagesgeschäft beiträgt.

Hauptaufgaben

• Unterstützung bei Arbeitsverträgen, Pensumsänderungen und Austritten nach bestehenden Checklisten
• Pflege und Aktualisierung der Zeit- und Abwesenheitsdaten sowie Durchführung der monatlichen Abschlüsse
• Planung und Vorbereitung von Teammeetings, Kaderretraiten, departementalen Veranstaltungen und Teamevents
• Bearbeitung von Rechnungen, Kontierung und administrative Prüfung eingehender Rechnungen
• Mitwirkung bei finanziellen Auswertungen und administrativen Aufgaben der Monatsabschlüsse
• Ansprechperson für allgemeine administrative Mitarbeitendenanliegen

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung in der Administration und Koordination
• Selbstständige Bearbeitung administrativer Aufgaben und Terminmanagement
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Personal-, Zeitmanagement- oder ERP-Systemen von Vorteil
• Gutes Gespür für Fristen und Prioritäten, Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Anspruchsgruppen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

Was wir bieten

• Attraktive Lohnpolitik und hervorragende Sozialleistungen
• Vergünstigungen in Shopping, Sport und Freizeit
• Unterstützung bei Umzug und Wohnungssuche
• 25 Ferientage plus 5 freie Flexitage
• Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen und Karriereplanung
• Kostenloses Sport- und Bewegungsprogramm