Office manager – Gestion administrative et support

À propos du poste

Nous recherchons un·e Office manager à temps plein pour soutenir les activités administratives d’un client basé à Genève. Vous assurerez la gestion quotidienne du bureau et le support aux différents services.

Missions principales

• Accueil téléphonique, filtrage, transfert des appels et prise de messages.
• Gestion du calendrier général et organisation des rendez‑vous.
• Organisation des séances du Conseil d’administration, petits déjeuners et apéritifs business.
• Envoi et suivi du courrier national et international (FedEx, DHL), vérification des factures et archivage.
• Mise à jour des listings employés (lignes internes, portables, anniversaires).
• Contrôle et traitement des factures fournisseurs.
• Mailing des documents bancaires, assemblage et envoi.
• Réservations de voyages, hôtels, restaurants et location de voitures.
• Gestion des demandes de visas, prise de rendez‑vous et réception des documents.
• Assistance aux services (scan de documents officiels, création de courriers dans le logiciel bancaire).
• Mise à jour de la base de données et administration des import/export de marchandises.
• Accueil ponctuel des clients et visiteurs.

Profil recherché

• Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Français langue maternelle, anglais niveau B2 confirmé.
• Personne organisée, rigoureuse, autonome, flexible et investie.
• Excellent relationnel et esprit d’équipe.

Compétences requises

• Maîtrise des outils de bureautique et des logiciels de gestion bancaire.
• Bonne connaissance des procédures d’envoi de courrier international (FedEx, DHL).
• Capacité à gérer des bases de données et à assurer le suivi administratif.