Office Manager – Hauptsitz Glattbrugg

Über die Position

Die Schweizerische Post sucht einen Office Manager für ihren Hauptsitz in Glattbrugg. Du unterstützt die Geschäftsleitung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, koordinierst Termine mit externen Partnern und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag. Der Arbeitsort ist Glattbrugg, regelmäßige Besuche in der Niederlassung Lausanne sind erforderlich.

Hauptaufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung und der Bereiche in administrativen, organisatorischen und operativen Belangen (Kalender-, Termin- und Reisekoordination)
• Organisation von Meetings, Workshops, Teamevents und Geschäftsreisen
• Koordination der internen Mitarbeiterkommunikation
• Zentrale Ansprechperson für das Sekretariat und für die Vermieter sowie Dienstleister
• Betreuung von Büroinfrastruktur, Mobiliar und Zutrittsystemen; Koordination von Reparaturen, Wartungen und Renovationen
• Lieferantenmanagement: Offerten einholen und prüfen, Lieferanten und Dienstleister koordinieren, Verbrauchsmaterial beschaffen
• Rechnungen und Kreditkartenbelege prüfen, Verträge im Office- und Facility-Management verwalten

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit, idealerweise mit entsprechender Ausbildung
• Selbstständige, strukturierte und schnelle Arbeitsweise, hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Sehr gute mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Niveau B2); Französisch von Vorteil

Erforderliche Kenntnisse

• Gebrauchte Office-Anwendungen und IT-Tools
• Verhandlungssicherer Umgang mit Lieferanten und Dienstleistern