Office Manager:in (80–100 %) mit Führungsaufgaben

Über die Position

Eine führende, schweizweit präsente Anwaltskanzlei mit Standorten in Basel, Bern, Genf, Lausanne/Sion, Lugano und Zürich sowie international in Shanghai und Tokio sucht als Drehscheibe ihrer Berner Kanzlei eine:n Office Manager:in (80–100 %). Die Stelle umfasst Führung eines Teams von Hilfsassistent:innen, Ausbildungsauftrag und die Integration von KI in den Arbeitsalltag.

Hauptaufgaben

• Selbstständiges Planen von drei Fachbereichen mit und für Schwerpunktpartner
• Führung des administrativen Daily Business: Korrespondenz, Rechtsschriften, Dossierführung, Rechnungsstellung, Termin- und Fristenkontrolle
• Abstimmung und Priorisierung mit Partnern, Diensten, Assistenzfunktionen und der Geschäftsleitung
• Organisation von Anlässen für Mandanten und Mitarbeitende
• Fachliche Führung eines Teams von Hilfsassistent:innen (Einsatzplanung, Einarbeitung, Qualitätssicherung)
• Betreuung von Lernenden in der Praxisausbildung (zwei Lernende, zeitversetzt über sechs Monate pro Lehrjahr)
• Digitalisierung: Erkennen von KI-Potenzial, Testen neuer Lösungen und Einsetzen mit dem Team
• Als Super User für das ERP- und Fallführungssystem Elle: Schulung der Kolleg:innen und Weiterentwicklung des Systems mit der IT

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder vergleichbar, idealerweise mit Weiterbildung (z. B. Direktionsassistenz, Office Management, Paralegal, Anwaltssekretariat)
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, Assistenz- oder Stabsassistenzfunktionen, vorzugsweise in einer Anwaltskanzlei
• Lust auf Führung, abgeschlossener Berufsbildungskurs oder Bereitschaft, diesen zu absolvieren
• Flair für KI und digitale Tools, Organisationstalent, Diskretion und Dienstleistungsorientierung
• Sicheres Deutsch, weitere Sprachen von Vorteil

Was wir bieten

• Modernes Büro in Bern und IT-Infrastruktur
• Arbeitsmodelle, die zu Ihrem Leben passen (40 Stunden pro Woche, 16 Wochen Mutterschaftsurlaub mit 100 % Lohn)
• Zusätzliche Freitage an Weihnachten und Neujahr und früher Büroschluss vor Feiertagen
• Weiterbildung und Perspektiven in einer etablierten Kanzlei