Reception & Office Services Coordinator (f/m/d)

Über die Position

Hexagon, Geschäftsbereich Infrastructure & Geospatial, sucht einen Reception & Office Services Coordinator (f/m/d) für den Standort in Heerbrugg. Als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und Besucher sorgst du für einen professionellen Empfang, koordinierst Meeting- und Seminarräume und unterstützt bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie standortbezogenen Projekten.

Hauptaufgaben

• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Bedienung der Telefonzentrale
• Reservierung und Koordination von Meeting- und Seminarräumen inklusive technischer Unterstützung und Dienstleisterkoordination
• Organisation von Besucherprogrammen, Einladungen, Visa-Angelegenheiten und Tourguide-Abrechnungen
• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und Koordination mit Hausdienst und internen Stellen
• Organisation von Willkommensgeschenken für Neueintritte
• Firmenfahrzeuge: Reservationen, Service, Abrechnung und Taxifahrten
• Büromaterial, Druckermaterial und Aushänge beschaffen und verwalten; Werbemittel und -geschenke lagern und versenden
• Bestellanträge bearbeiten, Kostenstellenkontrollen, Abrechnungen und IT-Billing unterstützen
• Sicherheits- und Notfallprozesse unterstützen und mit Securitas koordinieren

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Empfang, in der Administration, im Office Management oder im Kundenservice
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Sprachen von Vorteil
• MS Office; SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Serviceorientiert, selbstständig, strukturiert und teamfähig

Was wir bieten

• 25–30 Ferientage, abhängig vom Alter
• Bonus-System und überobligatorische Pensionskassenbeiträge
• Möglichkeiten zur Weiterbildung
• Mitarbeiterrabatte und Mitarbeiterevents
• Internationales Arbeitsumfeld