Secrétaire / assistante de direction (80 %) – Anesthésiologie et pédiatrie

À propos du poste

Les Hôpitaux Universitaires de Genève recrutent, à Genève, une secrétaire ou une assistante de direction à temps partiel (80 %), rattachée à la fois à l'unité d'investigations anesthésiologiques et à l'unité d'anesthésie pédiatrique du Service d'anesthésiologie. Le poste est rattaché aux deux responsables d'unité et couvre le secrétariat hospitalier, académique et institutionnel, ainsi que l'assistanat de leurs deux professeurs hospitalo-universitaires.

Missions principales

• Gérer et organiser l'agenda des deux médecins responsables d'unité, filtrer les sollicitations et assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes.
• Réaliser les demandes de formation et de congrès, organiser les déplacements, effectuer les demandes de remboursement et d'accès, et préparer les dossiers d'engagement des nouveaux collaborateurs.
• Saisir et suivre les éléments dans l'outil VRH, accueillir administrativement les nouveaux collaborateurs et préparer leurs dossiers d'engagement.
• Aider à la gestion administrative des comptes hospitaliers et facultaires (pièces justificatives, notes de frais, engagements, suivi des échéances et des clôtures).
• Soutenir administrativement le recrutement du nouveau personnel et gérer les horaires et absences du personnel hospitalo-universitaire.
• Pour l'unité d'investigations : organiser les séances d'équipe, les comités stratégiques et les séances de projets, rédiger les comptes rendus, contribuer à la vie administrative des projets de recherche, maintenir à jour l'intranet, les pages web, les listes de diffusion et l'organigramme, et rédiger courriers, notes, rapports et présentations.
• Pour l'unité pédiatrique : aider à la gestion des piquets et des plans de garde, servir d'interface avec les partenaires du service (notamment greffes et bilans hépatiques), gérer les expertises pour les assurances et le suivi des dossiers de litiges.

Profil recherché

• Titre de CFC d'employée ou d'employé de commerce, ou titre jugé équivalent, complété par un brevet fédéral d'assistante ou d'assistant de direction, ou formation/expérience jugée équivalente.
• Expérience d'au moins 2 ans dans un poste similaire, idéalement auprès d'un cadre médical, académique ou de santé publique.
• Excellent français à l'oral et à l'écrit, avec une capacité avérée de rédaction ; l'anglais est un atout.
• Rigueur, méthode, organisation, gestion des priorités, autonomie, diplomatie, sens de la discrétion et de la confidentialité.

Compétences requises

• Maîtrise parfaite des outils informatiques (ECDL Advanced pour Word, Excel et PowerPoint, standard pour le web).
• Aisance avec les outils institutionnels.

Entrée en fonction dès que possible, contrat à durée indéterminée, classe de fonction 12. Seule la candidature via la plateforme de recrutement est prise en compte ; délai de candidature du 2 novembre 2026.