Administrative Assistentin Programmsekretariat (50–70 %) – Befristet 2 Jahre

Über die Position

Das Kinderspital Zürich, das grösste Universitäts-Kinderspital der Schweiz, sucht eine Administrative Assistentin für das Programmsekretariat in Zürich. Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet und umfasst 50 bis 70 Prozent Arbeitszeit. Du unterstützt die Programmkoordination und Programmleitung administrativ und organisatorisch im operativen Tagesgeschäft.

Hauptaufgaben

• Koordination interner und externer Termine sowie Organisation von Programm-, Arbeitsgruppen- und weiteren Sitzungen
• Pflege und Aktualisierung von Pendenzen- und Terminlisten
• Logistische Planung von Workshops, Meetings und Veranstaltungen (Raumplanung, Technik, Catering, Teilnehmendenmanagement)
• Ablage und Pflege von Programmunterlagen, Verträgen, Korrespondenz und anderen Dokumenten
• Unterstützung im Finanzbereich: Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen, Belege und Zahlungsprozesse
• Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Einholen von Unterschriften und Nachverfolgung von Fristen
• Koordinierte Kommunikation mit internen und externen Partnern und Fachstellen
• Optimierung administrativer Abläufe, Vorlagen und Ablagestrukturen

Anforderungsprofil

• Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung, einer Administration oder des Gesundheitswesens; Berufseinsteiger:innen sind willkommen
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen Funktion ist von Vorteil, idealerweise im Gesundheitswesen, Hochschulforschung oder Wissenschaft
• Grundverständnis für administrative Finanzprozesse oder Bereitschaft, sich in Rechnungsbearbeitung und Spesenabrechnungen einzuarbeiten
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, gute Organisationstalent und Priorisierungsfähigkeit
• Gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office; gute Excel-Kenntnisse sind von Vorteil
• Erste Erfahrung in der Organisation von Terminen, Sitzungen oder Veranstaltungen ist von Vorteil