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Job description
Debiopharm est une société biopharmaceutique indépendante de renommée internationale, implantée à Lausanne, en Suisse. Spécialisée dans la recherche et le développement de traitements innovants en oncologie et maladies infectieuses, l’entreprise se positionne comme un véritable pont entre la découverte de molécules disruptives et leur mise à disposition des patients sur les marchés mondiaux. Son modèle « development only » lui permet de se concentrer sur l’innovation scientifique, la fabrication de haute qualité et l’investissement dans les solutions de santé numérique.
Dans le cadre de son expansion, Debiopharm recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) expérimenté(e) pour soutenir le Head of Commercial Alliance Management Team au siège de Lausanne. Vous intégrerez une équipe dynamique, multiculturelle et très réactive, où chaque jour apporte de nouveaux défis et opportunités de contribuer à la mission de l’entreprise : améliorer la vie des patients.
**Missions principales**
- Gestion proactive d’agendas complexes (planification de réunions internes, rendez‑vous avec des partenaires externes, conférences internationales) en veillant à l’optimisation du temps du manager.
- Organisation logistique complète des déplacements (réservations de vols, hôtels, transports locaux) et des congrès nationaux et internationaux, incluant la préparation des dossiers de voyage et le suivi des dépenses.
- Coordination des réunions avec les clients, partenaires commerciaux et équipes internes : envoi des invitations, préparation des supports, prise de notes et rédaction de comptes‑rendus précis.
- Création, mise en forme et traduction de documents professionnels (rapports, présentations PowerPoint, fiches de projet) en français et en anglais, en respectant la charte graphique de Debiopharm.
- Suivi budgétaire trimestriel via l’ERP financier de l’entreprise : saisie des factures, contrôle des dépenses, préparation des rapports de suivi et assistance à la clôture budgétaire.
- Gestion des outils collaboratifs Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Outlook, PowerPoint) et mise à jour des bases de données internes.
- Garantir la confidentialité, la discrétion et le professionnalisme dans le traitement de toutes les informations sensibles.
**Profil recherché**
- Diplôme de niveau Bachelor (ou équivalent) en administration, gestion ou domaine connexe.
- Minimum 5 ans d’expérience réussie dans un environnement international rapide, idéalement au sein d’une société du secteur pharmaceutique, biotech ou services aux entreprises.
- Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365, notamment Teams, SharePoint et PowerPoint.
- Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Discrétion, intégrité et respect absolu de la confidentialité des données.
- Esprit d’équipe, bonnes compétences interpersonnelles et capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau.
- Disponibilité d’au moins 4 heures par jour avec flexibilité matin/Après‑midi.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI au sein d’une entreprise à la pointe de l’innovation médicale.
- Un environnement de travail stimulant, multiculturel et orienté résultats.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
- Un package salarial compétitif et des avantages sociaux attractifs.
- La possibilité de contribuer directement à des projets qui ont un impact réel sur la santé des patients.
Rejoignez Debiopharm et participez à la transformation du paysage thérapeutique mondial ! Vous êtes motivé(e) par l’excellence administrative et désirez évoluer dans un cadre scientifique de haut niveau ? Postulez dès maintenant.
