Assistent/in Leitung Medizin – Administration & Management

Über die Position

Sie unterstützen die Leitung Medizin der Direktion Wil bei administrativen, organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben und fungieren als zentrale Ansprechperson für Führungsfragen.

Hauptaufgaben

• Eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz, E‑Mails und Telefonanfragen.
• Koordination von Terminen, Organisation von Sitzungen, Vorstellungsgesprächen sowie internen und externen Veranstaltungen.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Protokollführung und Pflege der Pendenzenliste im Bereich Medizin & Psychologie.
• Überwachung von Weiterbildungsbudgets, Bearbeitung des Kreditoren‑Workflows und Verwaltung von Weiterbildungsverträgen.
• Enge Zusammenarbeit mit HR bei Rekrutierungen, Mutationen, Neuanstellungen und Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Sicherstellung reibungsloser Dienst‑ und Rotationspläne für Assistenzärzte und -psychologen sowie zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und Beschwerdemanagement.

Anforderungsprofil

• Berufserfahrung im Gesundheitswesen oder einer vergleichbaren Funktion.
• Kenntnisse im Prozess‑ und Projektmanagement.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Professionelles Auftreten, sichere Kommunikation und Diskretion.

Erforderliche Kenntnisse

• Kenntnisse der Strukturen und Abläufe im Schweizer Gesundheitswesen, idealerweise Erfahrung in Spitälern oder psychiatrischen Kliniken.
• Starke IT‑Anwenderkenntnisse, insbesondere Excel, PowerPoint und SharePoint.

Was wir bieten

• Gleitzeit, Teilzeit‑ und Job‑Sharing‑Modelle für eine ausgewogene Work‑Life‑Balance.
• Vergünstigte Kinderbetreuung, Mittagsmenüs, Obst, Wasser und Kaffee am Arbeitsplatz.
• Ökobonus, Firmenparkplätze, Mobiltelefone und Personalzimmer.
• Leistungs‑ und Treueprämien, Spesenentschädigung sowie umfangreiche Weiterbildungs‑ und Karrieremöglichkeiten.
• Team‑Events, Yoga, Wanderungen, Fitnessraum und Gesundheits‑App inkl. Grippe‑ und Zeckenimpfung.