Assistenz Abteilungsleitung Campus Services (m/w/d)

Über die Position

Die ETH Zürich sucht ab 1. Dezember 2026 oder nach Vereinbarung eine erfahrene, selbstständige und vertrauenswürdige Person als Assistenz der Abteilungsleitung Campus Services. Die Abteilung Campus Services unterstützt Lehre, Forschung und Verwaltung in Logistik, Mobilität und Veranstaltungen, bietet Informationsmanagement und das Gastronomie- und Detailhandelsangebot. Die Stelle ist unbefristet und mit 60–80 % Arbeitszeit in Zürich.

Hauptaufgaben

• Administrative, organisatorische und koordinative Unterstützung der Leiterin Campus Services und des Leitungsteams
• Koordination und Organisation von Terminen, Workshops, Sitzungen und Veranstaltungen sowie Vorbereitung von Unterlagen
• Organisation und Nachbereitung von Events, Unterstützung bei Personalprozessen und Begleitung neuer Mitarbeitender beim Onboarding
• Koordination von IT-Bestellungen und Arbeitsplatzvorbereitungen
• Interne Kommunikation gestalten, digitale Informationsplattformen pflegen und weiterentwickeln
• Projekte koordinieren und Abläufe sowie Arbeitsweisen optimieren

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Administrationsfunktion, idealerweise in der Nähe von Führungsgremien
• Hohe Selbstständigkeit, Organisationsgeschick und proaktives, lösungsorientiertes Handeln
• Absolut diskrete und souveräne Umgang mit sensiblen Informationen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365 und SharePoint
• Hohe digitale Affinität, Interesse an Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz

Was wir bieten

• Flexible Arbeitsmodelle mit Möglichkeit für Homeoffice
• Vergünstigungen wie ÖV-Abonnements, Sportangebote, Kinderbetreuung und Vorsorgeleistungen
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten und ein internationales Umfeld

Bewerbung erfolgt online über das Bewerbungsportal der ETH Zürich mit Motivationsschreiben, CV und Arbeitszeugnissen; Bewerbungen per E-Mail oder Post werden nicht berücksichtigt.