Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) 100%

Über die Position

Eine etablierte und erfolgreiche Schweizer Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Zürich sucht eine erfahrene, diskrete und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Vollzeit. Die Stelle ist eine proaktive Schlüsselposition in direkter Zusammenarbeit mit einem Mitglied der Geschäftsleitung.

Hauptaufgaben

• Proaktive Unterstützung eines Geschäftsleitungsmitglieds in organisatorischen und administrativen Belangen
• Komplexe Kalender, Termine, Sitzungen und Geschäftsreisen im In- und Ausland selbstständig koordinieren
• Meetings, Workshops und Geschäftsreisen vorbereiten und nachbereiten
• Korrespondenz, Präsentationen, Berichte und Entscheidungsgrundlagen erstellen, bearbeiten und verwalten
• Strategische und operative Projekte unterstützen
• Ablaufstrukturen pflegen, optimieren und weiterentwickeln
• Spesenabrechnungen erstellen und kontrollieren sowie administrative Finanzprozesse unterstützen
• Texte und Unterlagen für interne Kommunikation aufbereiten
• Als Ansprechpartner für interne und externe Anspruchsgruppen auf Managementebene fungieren
• Kunden, Geschäftspartner und Gäste empfangen und betreuen

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; Weiterbildung im Assistenzbereich von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Geschäftsleitungsassistent/in in einem anspruchsvollen Umfeld
• Erfahrung in einer grösseren, komplexen Unternehmensstruktur
• Sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1) und gute Französischkenntnisse (mindestens B2)
• Hohe Organisationsstärke, Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein sowie diskrete, loyale und vertrauensvolle Persönlichkeit

Erforderliche Kenntnisse

• Sichere Beherrschung von MS Office
• Affinität zu modernen digitalen und KI-gestützten Arbeitsmitteln

Was wir bieten

• Verantwortungsvolle Schlüsselfunktion mit langfristiger Perspektive in einer erfolgreichen Schweizer Unternehmensgruppe
• Familiäre, wertschätzende Unternehmenskultur und professionelles Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Zentral gelegener Arbeitsort im Raum Zürich
• Sozialversicherungsleistungen und überdurchschnittliche Pensionskassenregelung