Backoffice & Administration (40–50 %)

Über die Position

Ein modernes, wachsendes Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich und einem Büro in Basel sucht eine zuverlässige, organisierte und selbstständige Persönlichkeit, die das Backoffice und die Administration professionell betreut. Die Vision ist eine schlanke, weitgehend automatisierte und mit KI unterstützte Organisation der Administration.

Hauptaufgaben

• Kreditoren erfassen, prüfen und verbuchen (inkl. Zahlungsverkehr) sowie Debitorenmanagement mit Fakturierung und Mahnwesen
• Vorbereitung von Unterlagen für den Treuhandservice für Quartals- und Jahresabschluss
• Lohnbuchhaltung (AHV, BVG, UVG, KTG, FAK) und Spesenabrechnungen bearbeiten
• Budgetierung, Reporting und KPIs unterstützen
• HR-Administration (Mutationen, Absenzen, Stammdaten), Projektzeitrapportierung und On-/Offboarding
• Interne Systeme pflegen, Automatisierungswerkzeuge und KI-Tools einsetzen
• Zürcher und Basler Büro organisieren, Bestellwesen und Post/Paketmanagement übernehmen

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Erfahrung in Backoffice, Administration oder Buchhaltung
• Sicheres Deutsch (Muttersprache) und Englisch; Französisch von Vorteil
• Hohe Zuverlässigkeit, genaue und strukturierte Arbeitsweise
• Erfahrung mit Automatisierung und KI in der Administration von Vorteil

Was wir bieten

• Modernes Büro im Herzen von Zürich
• Flexible Arbeitszeit (40–50 %), teilweise remote oder vom Büro Basel aus
• Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Aufgaben
• Unterstützendes Team, kostenlose Getränke und Mitarbeiterrabatte