Chef·fe du secrétariat – Médecine physique et rhumatologie (80-100 %)

L'Universitätsklinik Balgrist, référence suisse en orthopédie et centre de paraplégie, recherche un·e chef·fe de secrétariat pour son service de médecine physique et rhumatologie. En tant que premier point de contact des patients, vous garantirez la fluidité des processus administratifs et la qualité du service. Vos principales missions : - **Leadership et coordination** : gérer une équipe de 8‑10 secrétaires, planifier les effectifs, suivre les heures de travail, conduire les entretiens d’évaluation et accompagner le développement professionnel. - **Recrutement** : participer aux processus de sélection, organiser les entretiens, assurer l’intégration des nouveaux collaborateurs. - **Gestion des réunions** : préparer, animer et rédiger les comptes‑rendus des réunions d’équipe et des réunions de service. - **VIP‑Management** : organiser les déplacements, les rendez‑vous et la facturation des frais du chef de service. - **Planification des consultations** : coordonner les plannings, optimiser les créneaux de consultation et assurer la continuité du service. - **Administration courante** : traitement du courrier, correspondance, rédaction et relecture de rapports médicaux, gestion des dossiers patients. - **Amélioration continue** : identifier les opportunités d’optimisation des processus, proposer des solutions digitales et veiller au respect des normes de confidentialité. **Profil recherché** - Formation commerciale ou médicale avec plusieurs années d’expérience dans un environnement hospitalier. - Expérience avérée en management d’équipes (minimum 3 ans) ou expérience équivalente en poste de responsabilité. - Maîtrise des outils MS Office ; connaissance du système d’information hospitalier KISIM et du logiciel de pointage PEP est un atout. - Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à travailler sous pression. - Fortes aptitudes relationnelles, communication claire et posture assertive. **Nous offrons** - Contrat à durée indéterminée avec horaires de travail structurés (temps plein ou partiel). - Minimum 26 jours de congés annuels + jour de congé offert pour l’anniversaire. - Réduction de 50 % sur le ZVV‑Bonuspass ou contribution annuelle à un abonnement général. - Cantine d’entreprise à tarif préférentiel, repas équilibrés et variés. - 20 % de remise dans les pharmacies Balgrist et de multiples avantages partenaires (sport, culture, shopping). - Environnement de travail stimulant au sein d’une clinique de renommée internationale, avec possibilités de formation continue et d’évolution de carrière. Rejoignez une équipe dynamique où votre expertise administrative et votre leadership contribueront directement à l’excellence du soin aux patients. Postulez dès maintenant pour participer à la mission de l'Universitätsklinik Balgrist !