Coordinateur Bureau des Congrès – Genève

À propos du poste

Le/la Coordinateur·rice du Bureau des Congrès assure la préparation et le suivi des dossiers de candidature pour les congrès à Genève, en lien avec les équipes senior et les partenaires externes.

Missions principales

• Préparer, personnaliser et suivre les dossiers de candidature (Bidbook, lettres de soutien) en coordination avec les Senior Managers.
• Coordonner les partenaires externes (centres de congrès, hôtels, venues) pour les candidatures.
• Négocier les tarifs avec les hôtels et centres de congrès, valider les factures partenaires.
• Organiser et assurer la coordination des visites clients et site inspections.
• Gérer les échanges avec les partenaires institutionnels et professionnels clés (PCO, centres de congrès, partenaires événementiels).
• Soutenir les équipes dans l’organisation de projets et d’événements, en Suisse et à l’international.
• Mettre à jour les bases de données et outils de suivi du département (CRM, listes partenaires, calendriers).
• Actualiser les supports de communication liés aux dossiers de candidature.
• Assurer la coordination de la « Hotel City Wide Chart » et tenir les procès‑verbaux des réunions.
• Être le point de contact pour les outils de réservation « TOMAS » et « Travefy ».

Profil recherché

• Diplôme d’une école de tourisme ou hôtelière.
• Minimum trois ans d’expérience dans l’événementiel, le tourisme, l’hôtellerie ou la gestion de réservations.
• Bonne connaissance de la destination Genève.

Compétences requises

• Maîtrise d’un CRM.
• Utilisation de l’outil de réservation TOMAS.
• Utilisation de la plateforme Travefy.