Executive Assistant to the CEO – Exhibitions & Events (m/w/d)

Über die Position

Wir suchen eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit, die den CEO der Division Exhibitions & Events als vertrauensvolle Sparringspartnerin im operativen und strategischen Tagesgeschäft unterstützt. In dieser Schlüsselrolle tragen Sie maßgeblich zur Effizienz und Wirksamkeit des CEO sowie der gesamten Division bei.

Hauptaufgaben

• Proaktive Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft
• Selbstständige Koordination und Priorisierung eines komplexen Kalenders
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Agenden, Protokollen und Präsentationen
• Planung und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung bei Leadership‑Meetings und Management Reviews
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Koordination team‑ und abteilungsübergreifender Themen sowie interner Events und Workshops

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Direktionsassistenz oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von C‑Level‑Führungskräften
• Erfahrung im Projektmanagement und in internationalen Umfeldern
• Ausgeprägte Organisations‑ und Priorisierungsfähigkeiten, hohe Diskretion und zuverlässiges Auftreten
• Selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse (mindestens C1)

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kollaborations‑ und Kommunikationstools
• Kenntnisse in den Bereichen Compliance und Governance von Vorteil
• Interkulturelle Sensibilität und professioneller Umgang mit internationalen Anspruchsgruppen

Was wir bieten

• Schlüsselrolle in einem internationalen und dynamischen Umfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO der Division Exhibitions & Events
• Viel Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
• Engagiertes Team und kurze Entscheidungswege