Executive Assistant (Vollzeit) im Hedge Fund

Über die Position

Wir suchen für einen international tätigen Hedge Fund am Standort Zürich eine erfahrene Executive Assistant, die den Head of Portfolio Management und sein Team unterstützt. In einem dynamischen Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen übernehmen Sie eigenverantwortlich ein breites Aufgabenspektrum.

Hauptaufgaben

• Koordination und Organisation interner sowie externer Meetings – vorausschauend und reibungslos.
• Proaktive Planung des Kalenders des Investmentteams unter Berücksichtigung der richtigen Prioritäten.
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen.
• Verwaltung und Dokumentation von Corporate‑Access‑Aktivitäten und Brokerkontakten.
• Erstellung, Einreichung und Kontrolle von Spesenabrechnungen.
• Unterstützung des Office Managements im Tagesgeschäft nach Bedarf.
• Professioneller Empfang von Gästen sowie Organisation von Sitzungsräumen und Catering.
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller administrativen Prozesse.

Anforderungsprofil

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder Senior Assistant, idealerweise im Finanzumfeld.
• Erfahrung in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten.
• Strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise und exzellentes Organisationstalent.
• Hohe Diskretion und souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles Auftreten.
• Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse.
• Verantwortungsbewusstsein, hoher Qualitätsanspruch und Hands‑on‑Mentalität.
• Freude am Austausch mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen, vom Portfolio Manager bis zum Senior Management.
• Von Vorteil: sicherer Umgang mit KI‑Tools wie ChatGPT, Copilot oder Claude.

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Umgang mit KI‑Tools (ChatGPT, Copilot, Claude).