Receptionist / Office Support (m/w/d) – 60-80%

Über die Position

Als Receptionist / Office Support (m/w/d) bist du die erste Anlaufstelle und das Gesicht unseres brandneuen Büros. Du sorgst für einen herzlichen Empfang, organisierst den Büroalltag und unterstützt das Team bei administrativen Aufgaben – alles in einem modernen, dynamischen Umfeld.

Hauptaufgaben

• Empfang und Betreuung von Kunden, Besuchern und Mitarbeitenden, inklusive Parkplatzverwaltung und Telefonzentrale.
• Organisation und Vorbereitung von Meetingräumen, Sicherstellung von Ordnung in Kundenbereichen sowie Beschaffung von Büromaterial, Catering, Blumen und Geschenken.
• Bearbeitung, Verteilung und Frankierung von Post und Paketen; Unterstützung bei Rechnungs‑, Offerten‑ und Lieferantenbearbeitung sowie Kreditkartenkontrolle.
• Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei Alltagsfragen, Unterstützung beim On‑ und Off‑boarding (z. B. Badge‑Erstellung) und Pflege von Jubiläumslisten.
• Koordination von externen Dienstleistern, Techniker‑Einsätzen, Umzügen und Arbeitsplatzanpassungen; Verwaltung von Laptops und Mobiltelefonen.
• Organisation von Bahn‑, Hotel‑ und Flugreisen sowie Mitgestaltung von Firmenevents.

Anforderungsprofil

• Freundliches Auftreten und ausgeprägte Service‑Orientierung.
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Flexibilität und Bereitschaft, in einem schnelllebigen Umfeld zu unterstützen.

Erforderliche Kenntnisse

• Grundkenntnisse im Umgang mit Telefonanlagen und E‑Mail‑Postfächern.
• Erfahrung in der Büroorganisation, Postabwicklung und Veranstaltungsplanung.
• Vertrautheit mit gängigen Office‑Tools (z. B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation).

Was wir bieten

• Verlässliche Arbeitszeiten mit flexibler Überstundenausgleichsmöglichkeit.
• 26 Urlaubstage plus 4 Kompensationstage.
• Gesundheitsleistungen und Mental‑Health‑Awareness‑Days.
• Vielfältige Weiterbildungsangebote und interne Karriereprogramme im WPP‑Netzwerk.
• Mitarbeitenden‑Events, Rabatte und ein inklusives Arbeitsumfeld.