Office-Manager/-in (80‑100 %)

Über die Position

GRIPMODE sucht eine erfahrene Office-Manager/in, die die Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt und das Back‑Office souverän führt. Du bist zentrale Ansprechperson für Administration, Logistik und Rechnungsprüfung und trägst ab dem ersten Tag Verantwortung.

Hauptaufgaben

• Back‑Office & Administration: eigenständige Büroorganisation und Korrespondenz.
• Bestellmanagement & Logistik: Lieferantenbestellungen, Koordination von Lieferungen und Überwachung der Lagerbestände über alle Verkaufskanäle.
• Rechnungsprüfung: Kontrolle eingehender Rechnungen nach Weisung der Buchhaltung.
• Terminplanung & Reiseorganisation für die Geschäftsführung.
• Externe Kontakte: erste Ansprechperson für Lieferanten, Dienstleister und Behörden.
• Retail Store: Beratung und Verkauf im Store in Zürich.

Anforderungsprofil

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsleitung oder einer vergleichbaren administrativen Funktion.
• Erfahrung in Beschaffung, Warendisposition oder Logistik und Überblick bei größeren Bestellmengen.
• Kenntnisse im Umgang mit einem ERP‑System.
• Erfahrung im Supply‑Chain‑Management.
• Selbständige, eigenverantwortliche Arbeitsweise ohne Nachlaufen.
• Strukturiertes Denken, Genauigkeit und gutes Auge fürs Detail.
• Eigeninitiative: Handlungsbedarf erkennen und proaktiv handeln.

Erforderliche Kenntnisse

• Professioneller Kontakt mit Lieferanten, Behörden oder externen Dienstleistern.
• Gespür für Marktanalyse und unkonventionelle Lösungsansätze.
• Erfahrung in einem wachsenden Start‑up‑ oder KMU‑Umfeld.

Was wir bieten

• Verantwortung ab Tag 1 – direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Keine Zwischenebenen, unmittelbare Wirkung deiner Arbeit.
• Gemeinsames Wachstum durch klare Strukturen und zuverlässige Abläufe.
• Start‑up‑Kultur mit offener Kommunikation und modernen Arbeitsmitteln.
• Einblicke in Social‑Media‑Projekte einer wachsenden DTC‑Brand.
• Familienunternehmen‑Atmosphäre mit Team‑Events.