Verwaltungssachbearbeiter/in Front Office

Über die Position

Als Verwaltungssachbearbeiter/in im Hochbauamt unterstützen Sie die Sektion Finanzen & Verwaltung und tragen zum reibungslosen Ablauf des täglichen Dienstes bei. Sie sind zentrale Anlaufstelle für interne und externe Partner und sichern die Qualität der Verwaltungsprozesse.

Hauptaufgaben

• Telefon- und Besucherempfang, Bearbeitung eingehender Post und Vorbereitung ausgehender Korrespondenz.
• Verwaltung des Terminkalenders der Amtsleitung und Organisation von Besprechungen.
• Erfassung und Nachverfolgung von Aufträgen, Unterstützung der Mitarbeitenden bei IT-Tools und Verwaltungsverfahren.
• Vorbereitung und administrative Begleitung öffentlicher Vergabeverfahren, insbesondere Ausschreibungsunterlagen.
• Nachverfolgung von Dossiers in den Geschäftsverwaltungssystemen und Sicherstellung einheitlicher Prozesse.
• Unterstützung der Personalverwaltung nach Bedarf.

Anforderungsprofil

• Abschluss als Kauffrau/Kaufmann EFZ oder gleichwertige Ausbildung.
• Mindestens 5‑jährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Verwaltungsfunktion.
• Selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise mit Fokus auf kontinuierliche Verbesserung.
• Ausgeprägtes Gespür für den öffentlichen Dienst und Interesse an Verwaltungsabläufen.
• Mehrsprachigkeit: hervorragende Französischkenntnisse in Wort und Schrift, gute Deutschkenntnisse.

Erforderliche Kenntnisse

• Microsoft 365
• SAP S/4HANA und/oder Axioma