Zweisprachige/r Administrative/r Mitarbeiter/in für Weiterbildung

Über die Position

Die Hochschule für Wirtschaft (HSW-FR) in Freiburg sucht eine/n zweisprachige/n administrative/n Mitarbeitende/n, der/die die organisatorischen Abläufe der Weiterbildung (DAS, CAS, MC, Kurzlehrgänge) verantwortet. Sie arbeiten eng mit Referent/innen, Teilnehmenden und der Kommunikationsabteilung zusammen.

Hauptaufgaben

• Planung und Koordination des jährlichen Weiterbildungsangebots
• Verwaltung von Anmeldungen, Prüfung von Zulassungsunterlagen und Erstellung von Studienverträgen, Reglementen und Klassenlisten
• Betreuung der Teilnehmenden während des gesamten Kursverlaufs, Einhaltung von Fristen und Kontrolle obligatorischer Arbeiten
• Administrative Unterstützung bei Zertifikats‑/Diplomarbeiten und Abschlussprojekten
• Kommunikation mit Referent/innen (Erinnerungs‑E‑Mails, Kursunterlagen)
• Erstellung und Auswertung von Kursbewertungen
• Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung zur Aktualisierung von Website, Social‑Media‑Inhalten und Informationsmaterialien
• Versand von Newslettern und Organisation von Weiterbildungs‑Events (Diplomverleihungen, Networking, Alumni‑Veranstaltungen)

Anforderungsprofil

• Hochschulabschluss im Bereich Verwaltung/Organisation (z. B. BWL) oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in der administrativen Verwaltung von Ausbildungsprogrammen
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, selbstständiges Arbeiten und Teamgeist
• Perfekte Beherrschung von Französisch oder Deutsch sowie sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1)
• Gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Projektkoordination

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS‑Office
• Erfahrung im Umgang mit IT‑ und Verwaltungsanwendungen, Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Plattformen
• Analyse, Aufbereitung und Zusammenfassung von Daten
• Interesse an Erwachsenenbildung und Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen

Was wir bieten

• Teilzeitstelle mit einem Beschäftigungsgrad von 70–80 %
• Arbeit in einem internationalen, mehrsprachigen Hochschulumfeld
• Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung